por José Mariano Orozco Tenorio
El conocido historiador Israel Cavazos Garza hacía una fuerte declaración (pero muy cierta) hace varios años donde afirmaba que “Estos (los archivos) lamentablemente son el “patito feo” de la administración pública. La incomprensión oficial suele relegarlos a las secciones más oscuras; al rincón más depreciable o de más difícil acceso; …Yo los he visto en fosos de plantas de luz abandonados; en portales inseguros a donde fueron a parar so pretexto de cualquier mejora el edificio; y aún tras de una cárcel; sitios en donde son víctimas de la luz, el calor o la humedad, y en donde, estando al alcance de la curiosidad, van mermándose y desapareciendo irremediablemente. En las memorias de alcaldes y gobernadores jamás son mencionados, y ni para que esperar que alguna vez sean visitados por éstos durante su ejercicio, salvo en alguna pasajera ceremonia ‘oficial’.” Además de tales declaraciones, el Padre Rafael Montejano (historiador, bibliotecario y bibliógrafo de San Luis Potosí), relataba que “Un viejo y benemérito archivófilo e investigador del INAH, que lleva como medio siglo de navegar por los procelosos mares de la archivalía mexicana, ha dicho y repetido que el rescate y organización de nuestros acervos documentales y bibliográficos, no pasa ser actividad personal de algún loco”.
Del tiempo de esas fuertes pronunciaciones a la fecha han transcurrido muchos años y por supuesto que ha cambiado para bien el panorama archivístico. Con una normatividad más robusta y con varios programas federales y estatales, se han rescatado innumerables archivos históricos, con sus respectivos documentos. Jamás los programas de archivos serán prioritarios en nuestro país. Es entendible. México tiene otras prioridades que atender como la desigualdad social y económica, la pobreza, la alimentación, la salud, la vivienda, la agricultura, en fin, las autoridades tienen compromisos más urgentes. Pero me temo que la mayoría de la población no ha entendido el rol que tienen los archivos estatales y municipales, ya sean de tipos administrativos o históricos. Lamentablemente todavía en muchas entidades solo se visitan los archivos para una ceremonia o evento cultural.
En algunas entidades de la República hay Archivos Centrales y en otras Archivos Generales. ¿Qué diferencia hay? La Ley General de Archivos no hace una clara distinción. En la práctica tampoco, es cuestión de semántica. Lo que hemos encontrado es que hay una cierta confusión entre estos tipos de archivos (centrales o generales) con el archivo de concentración. Éste último es un archivo administrativo cuya función es almacenar y preservar la documentación cuya consulta es esporádica y que aún no termina su vigencia; es decir, puede ser requerida en algún momento.
Cuando nos referimos a los archivos estatales, además del Archivo Central o General, nos referimos también a los del Poder Ejecutivo, Legislativo, Judicial (en extinción como poder, como sabemos), a los organismos descentralizados, desconcentrados y autónomos públicos, tanto administrativos como históricos. Con el tiempo, se han ido extinguiendo las tradicionales Unidades de Correspondencia, como tales. El uso de la tecnología ha impactado para que el papel físico sea utilizado cada vez menos, por lo que se entiende la desaparición de dichas Unidades; sin embargo, ahora debe reforzarse la preservación de archivos electrónicos y digitales que conservan el registro de las gestiones de la administración. Quizás, ante el uso de la tecnología, estemos presenciando el nacimiento de un nuevo tipo de archivo especializado para almacenar tanto los dispositivos que contienen el registro de las acciones como de los equipos para su consulta. Tenemos un claro ejemplo a la mano: ¿cuántos archivos hay que tengan el equipo para leer los microfilms o microfichas?
Resulta común encontrar en algunos municipios un Departamento o Jefatura de Archivo, que en realidad no dice nada. No se sabe si se refiere a la documentación administrativa o a los documentos históricos. En realidad, llega de todo a esas unidades. El responsable trata por igual un documento cuya vigencia administrativa es vigente como a otro documento de características históricas. La falta de la división de las entidades (y de conocimientos), obliga a manejarlos por igual.
El Archivo General de la Nación (AGN), como órgano rector de los archivos públicos del país, atraviesa por muchos problemas, de todo tipo, económicos, de falta de equipo, insumos, espacio, poco personal profesional. Almacena y custodia los archivos presidenciales y ha tenido que negar las transferencias de la documentación de las secretarías de estado por la falta de capacidad en todos los sentidos. Las dependencias solo están remitiendo los inventarios e índices de la documentación para que se sepa, al menos, que está disponible. Estados Unidos, Canadá, Inglaterra, Alemania, entre otros países, cuentan con enormes archivos de concentración en diferentes zonas geográficas de sus territorios para descentralizar el resguardo. Es tan grande el volumen de documentos que deben de conservar que aún y con la digitalización no alcanzan inmuebles para ello.
La mayoría de los funcionarios públicos desconocen las posibles sanciones por cometer algunas violaciones a la Ley General de Archivos, como destruir documentos públicos sin autorización; venta de documentos; sustracción de los mismos. Todavía se tiene la idea de que por haber creado algunos documentos durante la gestión documental la propiedad es del funcionario y, por ello, los puede sustraer una vez que termina su mandato. Práctica muy errónea, porque los documentos son públicos y pertenecen al Gobierno. Afortunadamente en varios Estados de la República se han atendido las necesidades urgentes de sus archivos, como es el caso del Estado de México, Tabasco, Sinaloa, Sonora, Chihuahua, Guanajuato, Chiapas y Baja California Norte, han logrado contar con inmuebles siguiendo la normatividad técnica para almacenar más propiamente la documentación; esperemos que gradualmente los demás Estados también vayan por el rumbo adecuado.
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Por: José Mariano Orozco Tenorio, con apoyo de socios compañeros Arqueosaurios A.C. (1997) ~ Luis Alonso Armendáriz Otzuka, Arnoldo Bermea Balderas, Juan Latapi O., Francisco Rocha Garza, Luis Alfonso Valdés Blackaller, Oscar Valdés Martin del Campo, Willem Veltman, y Ramón Williamson Bosque.
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