por José Mariano Orozco Tenorio
La Ley General de Archivos establece en su artículo 4, fracción XXIV, que documento de archivo es “Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental”; en otras palabras, es todo aquel registro, sea impreso o electrónico, producto de la actividad propia de los sujetos obligados (sea dependencia del Gobierno federal, estatal o municipal o de aquellos organismos que reciben recursos públicos).
El conjunto de documentos públicos conforma el patrimonio documental de la nación y permite, entre otras cosas, proporcionar conservar y consultarla la memoria histórica del país.
Para poder entender en una amplia dimensión el alcance del término de todo documento público, debemos cruzar la Ley General de Archivos con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, mediante la cual amplía y clarifica la concepción de documento y establece que (Art 3, fracción VII) comprende “….. los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivos, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos (sic), estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades, funciones y competencias de los sujetos obligados, sus servidores públicos e integrantes, sin importar su fuente o fecha de elaboración”.
Los documentos públicos son la materia prima de los archivos, son la fuente y objeto de trabajo de los archivistas, constituyen la materia de trabajo de los archivos de trámite, como los de concentración y los históricos.
Los primeros, los de trámite, son aquellos que manejan los documentos de asuntos que están vigentes en su gestión y cuya consulta es muy frecuente.
Los de concentración, son los que resguardan los documentos cuya vigencia no ha terminado completamente y la consulta de los expedientes es esporádica.
Para el caso de los archivos históricos, sus documentos que resguarda ya no tienen vigencia, pero por motivos de importancia de su contenido se considera pertinente la conservación permanente, como puede ser el caso de actas constitutivas, testamentos, títulos de propiedades de bienes muebles e inmuebles, acciones, constancias de estudios, de empleos, actas de nacimiento y fallecimiento, títulos profesionales, etc.
Usualmente la documentación se transfiere de los archivos de trámite a los de concentración y una vez ahí, se determina si se destruye o se conserva en el archivo histórico.
Es importante recordar que todos los documentos del gobierno y sus dependencias descentralizadas y desconcentradas son públicos, es decir, deben se asequibles para la consulta de los ciudadanos. Sin embargo, hay excepciones que consisten cuando los documentos son clasificados como reservados temporalmente o confidenciales. Los primeros son por interés y seguridad nacional y se reservan por 5 años (aunque se pueden prorrogar). Los confidenciales contienen datos personales y solo pueden ser consultados por el Titular de los derechos o por su autorización para ello.
Independientemente del tipo de archivo, hay que tener en cuenta que todo servidor público que por algún motivo concluye en su empleo, cargo o comisión, debe realizar la entrega-recepción de los archivos de su área a quien lo sustituya. Obligación que frecuentemente no se acata, bien sea por desconocimiento o porque no le conviene.
Los documentos no son propiedad del servidor público que los genera; no se los debe de llevar ni destruir. Son propiedad del Gobierno, ya sea federal, estatal o municipal, según el caso. Lamentablemente nuestra historia está plagada de grandes saqueos tanto de documentos como de libros, que en su momento se ofrecieron a la venta a instituciones extranjeras (tal y como sabemos, mucha parte de nuestras fuentes históricas originales se localizan en universidades y museos de otros países). Mucho se ha avanzado en el resguardo del patrimonio documental, pero tememos que, en el caso de algunos municipios, por desconocer la ley, así como los principios, procedimientos, técnicas archivísticas, ponen en riesgo la conservación de los documentos públicos.
Para poder rendir cuentas y garantizar la transparencia de la información, se requiere de archivos públicos bien organizados, con el manejo eficaz de los instrumentos de control, como lo es el debido cuadro de clasificación, el catálogo de disposición documental, el inventario, la guía de archivo y el índice de expedientes, así como el uso de tecnología y programas de automatización acordes al volumen de documentos y dentro del marco del sistema institucional de archivos.
Curiosamente, todavía mucha gente asocia la idea de los archivos con aquellas áreas en las que se destinan al personal conflictivo o simplemente, en donde no saben dónde ubicarlos. Concepción muy errónea y atrasada. Además de proporcionar un servicio indispensable para una buena administración pública, el archivo contribuye a integrar la memoria de las organizaciones. En particular, los archivos administrativos son una fuente confiable para la toma de decisiones, así como los archivos históricos tienen un rol social invaluable para preservar la historia local, estatal, regional y nacional que ayuda a transmitir a las nuevas generaciones los valores y principios sociales y morales de una nación. Los archivos y bibliotecas son los pilares de todo sistema educativo que pretende fomentar la cultura entre sus ciudadanos.
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Por: José Mariano Orozco Tenorio, con apoyo de socios compañeros Arqueosaurios A.C. (1997) ~ Luis Alonso Armendáriz Otzuka, Arnoldo Bermea Balderas, Juan Latapi O., Francisco Rocha Garza, Luis Alfonso Valdés Blackaller, Oscar Valdés Martin del Campo, Willem Veltman, y Ramón Williamson Bosque.
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